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招待状のポイント
招待状の送付時期は「早め」が鉄則です。直前に送付すると大変失礼にあたります。通常は本番の２ヶ月前以上、どんなに遅くても１ヶ月以上前にはご招待者の手元に着いているようにすべきです。チラシとチケットが刷り上ったらすぐに招待状を送れるようあらかじめリストアップ等の段取りをしておきましょう。
すなわち、すくなくともその時期にはチラシとチケットが刷り上がるようにするべきだということです。
ネットでオンデマンド印刷のできる業者が増えていますが、業者によって驚くほど値段が違いますので、事前によく調べてから発注されることをお勧めします。
招待状の送付先
招待状の送付先については、送って怒られるより送らずに怒られる可能性の方が高いものでしょうから、送付先は漏れが無いように、日頃お世話になっている方を幅広くリストアップします。以下に例示します。
・所属組織関係
学校や会社のクラブであれば、学校側や会社側での窓口及び責任者となっている人物、部門があるはずですから、日頃の御礼と、開催を確認していただく意味を含めて招待対象とすべきでしょう。またOB会の幹部とかも当然対象になります。
・指導者関係
指導者やピアニスト等の方にリストアップをお願いするとともに、招待状を指導者ご本人にお渡しした方が良いか、あるいは招待者へ直接お送りする方が良いか、事前に確認しておきましょう。人によっては、「当日預かりのところに僕の名前で●枚用意しておいて」とオーダーされる場合もあります。こういう対応のためにも、当日預かりと招待者受付は至近距離にいることが望ましいわけです。
・作詞者・作曲者関係
委嘱／初演であれば必須です。その他の場合は選曲の経緯を考慮しつつ、ご招待するかどうか指導者等に相談して決めるようにします。
・後援団体
地方自治体の教育委員会、新聞社、放送局等から後援を頂いた場合、お名前を使わせていただいた御礼のため、本番当日に必ずご招待しましょう。
・友誼団体
日頃お付き合いのある団体です。双方の演奏会で互いに招待状を出し合うのが一般的です。
・練習場関係
公共の練習場であれば必要ありませんが、民間の練習場（例：幼稚園等）を利用している場合には、日頃ご近所への騒音等でご迷惑をお掛けしていることへのささやかな償いと、活動へのご理解を深めていただくことを期して、ご招待するのが望ましいと言えます。
・パンフレットの広告主
どのようなお客様に実際パンフレットが配られているのか確認していただく意味もあり、ご招待対象とするのが望ましいでしょう。もちろんパンフレット現物の確認をしていただく意味もありますが、印刷は当日ギリギリにならないと間に合わないので、演奏会後にあらためてパンフレットは請求書と一緒に送付します。
・中学・高校の合唱部
集客を多くするために招待が望ましいと思います。特に慶應ワグネルなど大学合唱団は、知名度を上げ、将来の団員を確保するために大いに力を入れるべきでしょう。
・その他
ご寄付をいただいている会社／個人は必須です。他には、例えば、団員行きつけの店等、普段の活動の中でお世話になっている方がいれば、御礼の意味もこめてご招待対象とするのが良いと思います。
招待状の送付方法
ご招待状の送り方は３種類あります。一つは、封書にチラシとはがき大の「ご招待状」を送付して、当日持参していただき、招待者受付で実券に交換する方法です（あえて言えば、実券と交換せず、ご招待状だけで通してしまうやり方もありますが、この方法は避けたほうが良いでしょう。詳細はフロントマネージャー編の「③招待者受付（Echotamaのブログ） 」の項をご参照ください）。二つ目は封書にチラシと実券そのものを「ご招待券」として招待者に送付する方法です。三つめはは、一度返信用ハガキを同封して来場人数をご教示いただき、その枚数の券をあらためて送付する方法です。（2022年付記：コロナの影響により大半が指定席になっていますので、実質三つ目の方法をとらざるをえなくなっています）
私の経験上では、ご招待者の来場率は発券枚数の半分程度のことが多いので、指定席であれば、二番目のの実券送付だとかなりの「死に券」が発生してしまいます。したがって一番目の「招待者受付で実券に交換」するのがよろしいかと思います。なお、この方法だと、どの招待者が来場したかは回収したハガキで一目瞭然ですので、次年度の招待席数確保の基礎数値算出が容易にできます。
全席自由であれば、実券そのものを「ご招待券」として招待者に送付する方法とすれば、招待者受付そのものが必要なくなり、手間がかからず良いと思います。その代わり、招待者受付でVIPのご来場を確認し、きちんとご挨拶をすることは若干難しくなります。また、どの招待者が来場したか、ハガキにより管理ができないので、送付する招待券の半券へのナンバリングなど、把握できる手立てをあらかじめ仕込んでおく必要があります。
三つ目の、一度返信用ハガキを同封して来場人数をご教示いただき、その枚数の券をあらためて送付する方法については、返信までの期間が必要となり、かつ招待席の範囲を決めつつ一般売りのほうにどれだけ回すか様子を見る必要があります。手間と時間がかかるので、準備に早くとりかかることが必須です。
