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まずは事前に楽屋割りを決めておきます。楽屋によって「格」の違いがありますので、きちんと「格」と先生方の「偉い順番」が合うように注意を払う必要があります。また、ホールによってはピアノ付きの楽屋がある場合がありますので、マエストロやピアニストが使えるように配慮します。詳細はホールとの1ヶ月前打ち合わせで確認できると良いでしょう。たいていのホールには楽屋案内図面があります。
ホールによっては出演者が多くて入りきらない場合がありますので、同じホール内の会議室等を併用する場合もあります。
楽屋担当は、当日2～3名程度で担当します。楽屋口からすぐのところに、受付窓がついた主催者事務室があるホールが多いので、そこで待機します。出演者に女性がいる場合は、できれば楽屋担当にも女性が1人いる方がよいでしょう。着替えをする場所なので、男性が足を踏み入れるのがふさわしくない場合もあるからです。
役目は五つ。
・楽屋割りと貼り紙
→あらかじめ決めておいた楽屋割りに応じて、朝一番に各楽屋に貼り紙をします。貼り紙は「■■先生」「BASS」とか、もちろんあらかじめ作って持参します。当日あわてないように誰が作って持参するのか明確に決めておきましょう。セロテープ貼り付けが禁止のホール、ホワイトボードに直接書くようになっているホール、磁石で留めるホールなどいろいろありますので注意しましょう。
・楽屋の鍵の管理
→朝、ホールに入場してから最初に、各楽屋等の鍵を預かります。団員や指導者がホール入りする毎に鍵を渡し、出演中等の不在になるときは鍵を預かるようにします。終演後は鍵を回収し、忘れ物などが無いか、弁当ガラがゴミ箱に捨てられていないか、汚損しているものがないか、楽屋を見回ります。問題があれば原状復帰に努めます。
・先生（指導者）の接待
→お弁当・お茶菓子・お茶等を出します。（お茶はペットボトルで代用するようになり、最近は接待は少なくなりました）
・楽屋口の受付・警備
→厳しいホールであれば、通行証が無かったり、事前に提出された名簿に載ってなかったりする人物は一切入場不可となります。リボンや名札の着用を義務付けるホールもあります。また、終演後などに指揮者などとの面会のために楽屋口から入ろうとする方がいる場合がありますが、厳しいホールは警備を理由に出演者以外の入場を一切認めませんので、毅然とお断りする必要があります。
・荷物の搬出入や楽屋内案内
→他団のチラシ挟みの方が来た場合はフロントを案内してあげます。また、弁当が届いたら楽屋割りの人数ごとに仕分けしておくと喜ばれます。食事後は弁当ガラを箱に詰めなおして各楽屋から回収し、弁当業者がもれなく持って帰れるようにしておきます。あと、楽屋内で迷子になってウロウロしている団員が必ずいますので、どこに行きたいのか聞いて案内してあげましょう。もちろん、案内する側が迷わないように、ホールの構造は朝一番に下見して頭に入れておいてください。
