(20) レセプション/打ち上げ(Echotamaのブログ)

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レセプション/打ち上げとは

 要するにパーティーなのですが、お世話になった指導者や関係者へ御礼と慰労を行うのであれば「レセプション」、内輪だけでご苦労さん会をするのであれば「打ち上げ」ということになります。「レセプション」の位置づけであれば、招待者にはあらかじめ演奏会チケットと一緒にレセプション入場券も同封しておきます。御礼をするのが第一の目的ですから、団員側で羽目をはずし過ぎないように。でも、余りに堅苦しくなるのも似つかわしくないので、楽しくやりましょう。

 団員の人数にもよりますが、100人規模以上となれば、演奏会場の近くで、手頃な値段で立食パーティーを開催できる場所を探すのは、ホールによっては一苦労です。早めに場所の確保をしておきましょう。公営のホールの中には、品川区のきゅりあんや江東区のティアラこうとうのように、同じ建物内にケータリングでパーティーができるところもあります。この場合はかなり格安に開催することができますし、移動の手間も無いので便利です。

 団員の負担額は通常一人5000円程度が限界だと思いますが、ホテル等であればそれなりの値段になるので、会場との交渉にも限界があります。特に収容人数が多いほど、単価の安い会場を探すのは難しくなります。団員や関係者の多い、ステータスのある団体ならではの苦しみです。チケット収入からある程度補填をしなければならない場合もあるでしょう。

 なお、基本的には立食パーティーですが、指導者や関係者(歓待される側の方々)には座席を用意しておきます。席札も用意できればベストです。そして指導者や関係者がその座席を立たなくても済むように、その席へ飲食物を運ぶ団員をあらかじめ指定しておきます。

チケットの販売方法

 費用がかなりの額になりますので、食事の注文人数を適切に見積もるとともに、当日の混乱を防ぐため、当日のレセプション会場での入場券販売は可能な限り最小限にし、なるべく事前に入場券を販売するようにします。

 団員向けには演奏会の1~2週間前までには全員分の販売を終了します(レセプション会場から当日の現金払いを要請されていたら、会計担当がその分の現金を持参します)。一般の方には当日のコンサート会場でインターミッションまでになるべく販売しておくことが望ましいです(販売活動が禁止されていないホールであればの話ですが)。

 インターミッション後になれば、もうレセプション会場入口で販売するしかありません。レセプション会場入口では、一人が入場券の提示の確認、数名程度がまだ入場券を持っていないお客様への販売業務をする前提で、フロント担当者のうち3~4名が早めに現地へ移動します。その際、つり銭も持って移動することになりますので、足りなさそうな場合は、当日売り担当者(フロントでの会計責任者)から補充してもらい、現地に向かいます。

 レセプションが始まり、入場者が落ち着いたら、レセプション会場の担当者からフロントチーフへ販売額の報告をして現金を渡し、受付終了です。フロントチーフは演奏会場の当日売りも含め、全ての販売額と内訳を会計担当に報告し、現金が合っているか確認してもらいます。

式次第

 司会者は事前に式次第の原稿を用意して臨みます。「レセプション」としての式次第としては、まず団長が指導者や関係者に謝辞を述べ、次に乾杯。その後は指導者や関係者から順にお言葉をいただくという流れになります。お言葉をいただく順番は「偉い順」になりますから、間違えると差し障りがありますので、迷った場合は団長等に確認をしてもらったほうが良いでしょう。

 また、司会者の重要な仕事として、ホールにあった忘れ物の照会があります。指導者や関係者がいる前なので恥ずかしいですが、ここしか照会できる場が無いので仕方がない、と私は割り切っています。



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